Gmail beállítás 10 lépésben: Így spórolj időt a levelezésen!

Egy felmérés szerint napi 3 órát töltünk munkahelyi/üzleti emailekkel és további 2 órát személyes emailekkel! Ez 5 óra minden egyes nap!

Az emberek 58%-a még az előtt csekkolja az emailjeit, mielőtt megnézné a híreket vagy a közösségi csatornákat.

Ennek a napi email forgalomnak a 30%-a pedig Gmailen keresztül zajlik.

Néhány Gmail beállítás segíteni fog abban, hogy kevesebb időt tölts emailezéssel és több időd maradjon a fontos dolgokra.

Ebben a cikkben mutatok 10 egyszerű beállítást, amivel visszanyerheted az idődet és az uralmadat az emailjeid felett:

1. Hogyan csinálj a Gmailből Outlookot
2. Hogyan tedd minimalistává a megjelenést
3. Milyen billentyűparancsokkal tudod felturbózni a levelezésedet
4. Hogyan archiváld egy gombnyomásra a leveleket
5. Hogyan hívd vissza az elküldött leveleidet
6. Hogyan és milyen email aláírást állíts be Gmailben
7. Mik azok a sablonok és mire jók
8. Hogyan irányítsd át a gmailes leveleidet külső email címre
9. Hogyan kerüld el, hogy a hírlevelek a postaládádban landoljanak
10. Hogyan szedd ki a hírleveleket a Gmailből egy olvasólistára

Olvasópanel bekapcsolása

Lehet, hogy meg fogsz kövezni, de navigálás szempontjából a jó öreg Outlook magasan veri a Gmailt.

A kétpaneles elrendezéssel Outlookos kinézetet adhatsz a Gmailnek és könnyebb lesz navigálni a levelek között: baloldalon fogod látni a beérkező leveleket, jobboldalon pedig az aktuális, megnyitott üzenetet. Így nem kell ugrálni a két nézet között!

A Beállításoknál a Beérkező levelek fülön pipáld ki az Olvasópanel bekapcsolása opciót.

Alatta jelöld meg, hogy a beérkező levelek jobb oldalán szeretnéd megjeleníteni az olvasópanelt.

Ezzel máris többet tettél, mint a legtöbb felhasználó, gratulálok!

Most pedig takarítsunk egy picit!

Nem használt címkék elrejtése

Alapbeállításként a Gmail rengeteg címkét jelenít meg, ami elég zavaró tud lenni. Ezektől érdemes mihamarabb megszabadulni.

Navigálj a Beállítások alatt a Címkék fülre és rejtsd el az összes, aktívan nem használt címkét és kategóriát.

Ugyanitt hozhatsz létre új címkéket is az Új címke létrehozása gombra kattintva. Rögtön adhatsz neki egy nevet és létrehozás után egy színt is rendelhetsz hozzá. Csak navigálj a címke fölé, kattints a három pöttyre és máris kiszínezheted a címkédet.

Itt érdemes megjegyezni, hogy a Gmailben lényegében a címkék hivatottak betölteni a mappák szerepét.

Bármilyen levelet behúzhatsz egy címke alá. Szűrőkkel azt is beállíthatod, hogy milyen levél kapja meg automatikusan az adott címkét.

Ha eddig megvagy, maradj velem, mert most jön a varázslat!

A legfontosabb Gmail beállítás: Billentyűparancsok engedélyezése

Itt elérkeztünk a legunalmasabb és egyben legfontosabb ponthoz! A billentyűparancsokat garantáltan imádni fogod! Ez a leghasznosabb gmail beállítás, amit most rögtön elvégezhetsz.

Először is menj a Beállításokba és az Általános fülön a Billentyűparancsok szekcióban engedélyezned kell a Gyorsbillentyűket.

Ha ezzel megvagy, máris használhatod a billentyűkódokat, amit a Shift + ? billentyűkombinációval jeleníthetsz meg. Itt tekerj le az oldal aljára és máris előtted a kincsesbánya.

Azt imádom a Gmailben, hogy minden művelet elvégezhető egyetlen gombnyomással, nem kell bonyolult billentyűkombinációkat megtanulni.

Ha pedig nem tetszenek a kódok, akkor könnyen személyre szabhatod őket: először is menj a Beállításoknál a Haladó fülre és engedélyezd az Egyéni billentyűkódokat. Ne felejtsd el menteni a beállításokat!

Most pedig megjelenik egy új fül a Gmail Beállítások alatt (Billentyűkódok). Itt minden művelethez tetszés szerint hozzárendelhetsz egy gombot.

Javaslom, hogy először a főbb műveletekkel kezdj (új levél, archiválás, törlés, továbbítás).

Profi tipp: iratkozz fel a #ProduktívPéntek hírlevélre és hozzáférést kapsz a billentyűparancsok adatbázisomhoz, ahol több éve gyűjtöm a legfontosabb parancsokat applikációk és platform szerint rendezve.

Küldés és archiválás beállítása

Ez nem tűnik eget rengető megoldásnak, de igen hasznos, amikor levelekre válaszolsz, ugyanis így azok egyből archiválva is lesznek, és nem kell manuálisan “eltűntetni” őket.

Így tudod beállítani: az Általános beállításoknál navigálj a Küldés és archiválás szekcióhoz és jelöld meg a Küldés és archiválás gomb megjelenítése válaszadáskor lehetőséget.

Profi tipp: az emaileket az “e” billentyűvel tudod archiválni. Ez a leggyorsabb út a zéró inboxhoz, vagyis az üres postaládához.

Küldés visszavonása

Voltál már úgy, hogy rányomtál a küldés gombra, de azonnal megbántad? Talán elfelejtetted csatolni a mellékletet vagy rossz címzettnek küldted az emailt.

Van megoldás!

A küldés visszavonása.

Ezzel a funkcióval visszahívhatod az elküldött leveled, mielőtt az a címzetthez eljutna.

Mutatom, hogyan állítsd be: a Beállításoknál az Általános fülön keresd meg a Küldés visszavonása opciót és állítsd be a visszavonásra rendelkezésre álló időt.

Ez legfeljebb 30 másodperc. Így 30 másodpercig bármilyen levelet visszavonhatsz a Z (Undo) paranccsal, de a Gmail a lap alján is felkínálja majd neked ezt a lehetőséget minden elküldött levél után.

Saját aláírás beállítása

A Gmail beállítás lehetőséget ad saját aláírás megjelenítésére is, akárcsak az Outlook.

Az email aláírást az Általános beállítások alatt találod meg. Keresd meg az Aláírás szekciót és add meg saját elérhetőségedet.

Azt is eldöntheted, hogy csak az új levelekben, vagy válaszadáskor, továbbításkor is megjelenjen-e az aláírásod. Ha külső email címet is ráhúztál a Gmailre, akkor itt ahhoz is megadhatsz egy aláírást.

Profi tipp: tegyél bele valamilyen érdekességet, CTA-t az aláírásodba. Ilyen lehet például a hírleveled, egy népszerű cikked, vagy hasonlók. Benedek Gergő (FreelancerBlog) aláírása például így néz ki:

Most pedig nézzünk meg egy kevesek által ismert funkciót…

Sablonok használata

Személyre szabott levélsablonokat készíthetsz, amiket 1-2 kattintással bármelyik leveledben elővarázsolhatsz. Mutatom is, hogyan.

A Beállításoknál keresd meg a Haladó fület, majd engedélyezd a sablonokat.

Levélírás közben kattints az eszköztár További lehetőségek menüjére, ahol meg fogod találni a sablonokat. Itt létrehozhatsz új sablont vagy választhatsz a már készen lévő sablonjaid közül.

Ennyi az egész.

Profi tipp: A sablonokat és szűrőket egyszerre használva automatikus válaszokat is létrehozhatsz.

Még profibb tipp: Használj szövegexpanziós szoftvert, ami teljesen kiváltja a sablonokat. Sőt, lényegében befejezi a gépelést helyetted és egy sor extra funkciója van! Ezekről bővebben ebben a cikkben olvashatsz.

Átirányítás külső email címre

Ha szeretnéd, hogy bizonyos levelek egy speciális email címre legyenek átirányítva, erre is van egy Gmail beállítás.

Az Átirányítás és POP/IMAP fülön kell megadnod ezeket az email címeket: ilyen lehet például a feladatkezelőd email címe vagy az Evernote-os email címed. Ezeknek a használatáról itt olvashatsz bővebben.

Kattints a Továbbítási cím hozzáadása gombra és add meg a kívánt email címet.

Miután beállítottad, kapsz egy ellenőrző kódot a megadott email címre, amit meg kell erősítened Gmailben. Ha ezt beírod, készen is vagy. (Megjelenik majd egy biztonsági figyelmeztetés is.)

Ezután már létre tudsz hozni olyan szűrőt, ami automatikusan továbbítja a leveleidet a megadott címre. Ezt a funkciót a Szűrők és letiltott címek fülön találod meg.

Profi tipp: állítsd be, hogy a számlaértesítő emailek automatikusan a feladatkezelődbe kerüljenek, azaz hozzanak létre egy új feladatot.

Még profibb tipp: automatizáld a befizetéseidet! 😀🤖

Hírlevelek beállítása

Nem lenne rossz, ha a hírlevelek elkerülnék a postaládádat és egy külön helyen landolnának, nem igaz?

Jó az igény! 😀

Először is készíts egy címkét a hírleveleknek (pl. News). Ezt a Beállításoknál a Címkék fülön tudod megtenni.

Ezen túl minden hírlevélre egy alias-szal iratkozz fel!

Az alias egy olyan “álnév”, amit a gmailes email címedből képezhetsz, tetszőleges számban és szöveggel. Az egyetlen megkötés, hogy az email címed kukac előtti része az előtag, és ehhez kell kapcsolnod a jelzőt egy “+” jellel. Ezzel a módszerrel egyetlen email címből sok variációt képezhetsz, amiket különböző célokra tudsz használni.

Például: [saját email cím kukac előtti része]+news@gmail.com

Az álnév elnevezésének nincsen jelentősége. A lényeg, hogy könnyen megjegyezd.

Most hozz létre egy szűrőt, ami minden ilyen emailt automatikusan archivál (kikerüli az inboxodat) és megcímkéz:

• Beállítások > Szűrők és letiltott címek > Új szűrő létrehozása
• Címzett: [saját email cím kukac előtti része]+news@gmail.com
• A beérkező levelek mappa kihagyása (Archiválás)
• A következő címke alkalmazása: News
• Szűrő létrehozása

Ezek után egyetlen hírlevél sem fog megjelenni a postaládádban, hanem automatikusan archiválva lesz és a News címke alatt fogod megtalálni, olvasatlanul.

Szuper, nem igaz? De várj, most jön csak a varázslat…

Kedvenc hírlevelek automatikus továbbítása olvasólistára

Mi lenne, ha nem a Gmailben olvasnád a hírleveleket, hanem azok automatikusan bekerülnének egy erre hivatott gyűjteménybe (“Read later” appok). Ilyen lehet az Evernote vagy a Notion fiókod, esetleg az Instapaper.

Minden olyan szolgáltató megteszi, ahol kapsz egy saját email címet. A Notion esetében ilyen nincs, azt jelenleg csak egy harmadik fél (pl. Zapier, Automate.io) közbeiktatásával tudod megtenni.

Szóval, így tudod beállítani az automatizmust:

• Levél megnyitása
• Ilyen üzenetek szűrése > Szűrő létrehozása
• A beérkező levelek mappa kihagyása (Archiválás)
• Átirányítás ide: válaszd ki az Evernote-os vagy Instapaperes email címedet (ehhez előbb fel kell vinned a Gmailbe az adott email címet – lásd Átirányítás)
• Szűrő létrehozása

Ezzel végig is mentünk a nagy Gmail beállítás listán.

Mivel minden cikkemben az a célom, hogy az elvihető tudást valóban el is vidd, készítettem neked egy csekklistát a 10 Gmail beállításról. Ez nem egy letölthető PDF, nem kell feliratkoznod sehová!

Íme, a lista…

Gmail beállítás puska

Szánj rá most 15 percet és állítsd be ezeket! Ha készen vagy, írj egy kommentet a poszt alá!

Olvasópanel bekapcsolása

• Beállítások > Beérkező levelek > Olvasópanel > Olvasópanel bekapcsolása (pipáld be A beérkező levelek jobb oldalán opciót is)

Nem használt címkék elrejtése

• Beállítások > Címkék

Billentyűparancsok engedélyezése

• Beállítások > Általános > Billentyűparancsok > Gyorsbillentyűk engedélyezése
• Egyéni billentyűkódok engedélyezése: Beállítások > Haladó > Egyéni billentyűkódok > Engedélyezés
• Egyéni billentyűkódok megadása: Beállítások > Billentyűkódok

Küldés és archiválás beállítása

• Beállítások > Általános > Küldés és archiválás > A “Küldés és archiválás” gomb megjelenítése válaszadáskor

Küldés visszavonása

• Beállítások > Általános > Küldés visszavonása

Aláírás beállítása

• Beállítások > Általános > Aláírás

Sablonok használata

• Beállítások > Haladó > Sablonok > Engedélyezés

Átirányítás

• Beállítások > Átirányítás és POP/IMAP > Átirányítás > Továbbítási cím hozzáadása

Hírlevelek beállítása

• Beállítások > Szűrők és letiltott címek > Új szűrő létrehozása
  • Címzett: [saját email cím kukac előtti része]+news@gmail.com
  • A beérkező levelek mappa kihagyása (Archiválás)
  • A következő címke alkalmazása: News
  • Szűrő létrehozása

Kedvenc hírlevelek automatikus továbbítása

• Levél megnyitása
• Ilyen üzenetek szűrése > Szűrő létrehozása
• A beérkező levelek mappa kihagyása (Archiválás)
• Átirányítás ide: válaszd ki az Evernote-os vagy Instapaperes email címedet (ehhez előbb fel kell vinned a Gmailbe az adott email címet – lásd Átirányítás)
• Szűrő létrehozása

Photo kredit: Solen Feyissa, Unsplash