Kicsit bonyolult, de jó: zéró inbox a gyakorlatban

Egy volt tanárom szerint kétféle ember létezik: az, aki a piros Balaton szeletet szereti és az, aki a kéket.

Ha emailről beszélünk, szerintem szintén kétféle ember létezik: az, aki olvassa az emailjeit és az, aki tudatosan feldolgozza.

Én nem nézem az emailjeimet. Feldolgozom őket.

-Michael Sliwinski, Nozbe CEO

A zéró inbox (inbox zero) fogalmát Merlin Mann vezette be. Mann megfogalmazásában a lényeg nem az, hogy folyamatosan üres legyen az Inbox mappád. A hangsúly sokkal inkább azon van, hogy ne kelljen egy emaillel kétszer foglalkozni és ne agyalj azon, hogy mennyi üzenet lóg a postaládádban.

A zéró inboxot sok kritika érte, de itt most az új email workflow-mat szeretném röviden bemutatni.

Sokáig úgy voltam vele, hogy nem érdemes ezzel foglalkozni, mivel eleve kiszelektálom azokat az emaileket, amivel feladat van és bedobálom a feladatkezelőmbe. Viszont így nehéz volt visszakeresni a leveleket. Gyakran többször is foglalkoztam egy üzenettel.

Nemrég aztán elkezdtem napi szinten ténylegesen zérósítani a postaládámat. Nagyon gyorsan sikerült beállítani a rendszert és néhány nap alatt rögzült is az új módszertan. Hihetetlenül jó érzés is, amikor ezt látod. 

Ehhez szeretnék ezzel az írással egy kis kedvcsinálót adni.

Zéró inbox támogató email workflow

A jelenlegi email workflow-m így néz ki. Elsőre lehet, hogy bonyolultnak tűnik, de nagyon gyorsan el lehet sajátítani és személyre lehet szabni ezt a módszertant, ami alapvetően a GTD filozófián nyugszik.

• Először is megnézem, hogy az adott üzenettel van-e feladat.
• Ha van vele teendő, akkor megnézem, hogy 5 perc alatt tudom-e adresszálni a dolgot:
  • ha igen, akkor rögtön válaszolok / megcsinálom / delegálom az adott feladatot,
  • ha ez 5 percnél több időt vesz igénybe, akkor behúzom az üzit az “Actionable” mappába és forwardolom a feladatkezelőmbe (Nozbe) a megfelelő projektbe, a megfelelő címkével és azzal a dátummal, amikor foglalkozni akarok vele. (Ez pofon egyszerű, csak be kell írnom a címkéket a tárgymezőbe, ahogy lentebb láthatod.)
• Ha az emaillel nincs teendő, de még hasznos lehet a jövőben, akkor behúzom az Archívumba.
• Ha egész biztosan nem kell referenciaként, akkor kukázom.

Ha ismered a 2 perces szabályt a GTD módszertanból, akkor biztosan feltűnt, hogy csalok. Igen, szeretem ezt felkerekíteni 5 perces szabályra, mert a 2 perc nekem nehezen megfogható. Ha valami több időt vesz igénybe, mint 5 perc, akkor megy a feladatkezelőmbe.

A feladatkezelőmbe továbbított email egy új feladatot hoz létre, ahol

• az email tárgya a feladat neve lesz,
• az email szövege pedig a feladat megjegyzés rovatába kerül.

A feladat az okos szintaxisnak köszönhetően automatikusan bekerül az adott projektbe, a megfelelő címkével és dátummal. De ami még jobb, hogy az adott napon a feladat felkerül a prioritási listámra (Nozbe Priority View). Így semmit sem kell észben tartanom. Biztos lehetek abban, hogy minden feladatom szem előtt lesz.

Ha készen vagyok a feladattal és válaszolni szeretnék az eredeti emailre, akkor az Actionable mappában könnyen megtalálom a levelet. Az eredeti üzenetet pedig áthúzom az Archívumba. (Valójában a Nozbe még ebben is segít, ugyanis a Gmailből vagy Apple Mailből forwardolt feladatra ráteszi a backlinket, amiből egyből választ tudsz írni.)

De mi van azokkal az üzenetekkel, amiket delegáltam, illetve amikre választ várok?

Waiting For mappa

A GTD módszertan szerint a delegált vagy válaszra váró emailek egy dedikált mappába kerülnek: “Waiting For.”

Ezt így állíthatod be Outlookban:

• nyisd meg a Szabály varázslót (nem tudom, ki találja ki ezeket a neveket a Microsoftnál), hozz létre egy új szabályt és az első párbeszédablakban kattints az “Adott személytől érkező üzenetek áthelyezése egy mappába” hivatkozásra,
• a következő párbeszédpanelben jelöld be a “Feladó egy adott személy vagy nyilvános csoport” feltételt és a hivatkozásra kattintva add meg a saját email címedet és a célmappát (Waiting For),
• ezután jelöld be a “Nevem a másolatot kap mezőben szerepel” feltételt is, majd érvényesítsd a szabályt.

Az Outlook új verzióiban kicsit eltérhetnek a lépések, de a fő elv ugyanaz. Most már nem kell mást tenned, csak minden ilyen emailt CC-zni magadnak és rendszeresen átnézni a Waiting For mappádat.

Persze vannak erre szofisztikáltabb megoldások is.

Használhatsz egy külön alkalmazást (SaneBox, Boomerang), ahol beállíthatod, hogy figyelmeztessen, ha egy idő után nem kapsz választ a címzettől. De használhatod a feladatkezelődet is. Én ez utóbbit szoktam.

A logika ugyanaz, mint az Outlooknál: csinálok egy Waiting For projektet és CC-zem magamnak a kiküldött leveleket. De ezúttal a másolatot kap mezőben a feladatkezelőm által megadott email címet használom.

Erre általában két megoldást kínálnak a feladatkezelő szoftverek:

1. Minden projekthez tartozik egy egyedi email cím és ezt kell betenned CC-be (pl. Asana),
2. Egyetlen email címet kapsz, de a tárgymezőben hashtag-módszerrel meg tudod jelölni, melyik projektbe kerüljön az adott üzenet (pl. Nozbe).

Van még egy mappám az Outlookban, amiről nem beszéltem…

CC Inbox

Téged is gyakran idegesít, hogy betesznek CC-be, pedig nem sok közöd van az adott levélhez? A CC Inbox ezt a problémát oldja meg azzal, hogy automatikusan parkoló pályára teszi azokat az emaileket, amelyekre téged csak másolatként raktak rá. Utána eldöntheted, hogy milyen gyakran nézed meg ezeket az üzeneteket.

Itt van, hogyan állíthatod be Outlookban:

• készíts egy új mappát, aminek a neve legyen, mondjuk CC_Inbox,
• hozz létre egy új email szabályt és jelöld be a “Nevem a másolatot kap mezőben szerepel” feltételt,
• a következő ablakban jelöld meg a “Legyen áthelyezve a következő mappába” feltételt és add meg a már létrehozott CC_Inbox mappádat, majd érvényesítsd a beállításokat.

Ha minden jól megy, akkor ezentúl a CC_Inbox mappádba érkeznek azok a levelek, ahol csak a másolatot kap mezőben szerepel a neved. Ez segíteni fogja a koncentráltabb munkavégzést.

Alapesetben az Outlook betűrendben rendezi a mappákat, de ha beraksz egy kukacot a mappa neve elé, akkor legfelülre kerül. Mivel szinte minden üzenetet archiválok, nálam az @Archívum mappa kell, szem előtt legyen.

Remélem, kedvet csináltam hozzá, hogy elgondolkodj a jelenleg használt rendszereden és kipróbáld a zéró inbox módszert. A produktivitásban az a jó, hogy mindenkinek személyre szabott megoldások válnak be.

A piros vagy a kék Balaton szeletet szereted? Írd le kommentben.

Jogi közlemény: a Balaton szelet és a Nestlé Hungária Kft. nem szponzorálta ezt a cikket. A szerzőnek semmilyen kapcsolata nincs a márkával, azon túl, hogy a piros Balaton szeletet szereti. 🙂