Gondolkoztál már azon, hányszor gépeled le a nevedet, email címedet, vagy éppen az aktuális dátumot egy év alatt? Ha szeretnél gyorsabban gépelni, akkor a legrövidebb út nem egy gépíró tanfolyam (persze az is hasznos).
Mi lenne, ha csalnánk egy kicsit és hagynánk, hogy a számítógép fejezze be a gépelést helyettünk?
Az ún. szövegexpanziónál lényegében ez történik. Megadsz egy rövidítést, és hagyod, hogy a computer kibontsa a tartalmat. Ezzel tetszőleges hosszúságú és komplexitású szövegeket tudsz létrehozni pillanatok alatt.
Amikor elkezdtem produktivitással foglalkozni, azonnal lenyűgözött ez a módszer. Milyen szuper, hogy a gép automatikusan befejezi helyettem a szöveget. Ez valóban azonnal, láthatóan javít a hatékonyságodon. És egyszerűen függőséget okoz!
Ebben a cikkben megmutatom, hogyan szoktam 3 betűből mondatokat írni. Lássuk, hogyan is működik ez pontosan …
Egy kis anatómia
A szövegexpanziós eszközök lelke az ún. snippet vagy szövegkód (szótöredék).
Egy szövegkód anatómiája egyszerű, három részből áll:
- tartalom: maga a szöveg, amit le akarunk kódolni,
- címke: ez lesz a szövegkód neve,
- rövidítés: ennek a begépelésével fogjuk kibontani a szövegünket (szövegkód).
Nézzünk egy egyszerű példát. Tegyük fel, hogy Végh Bélának hívnak, és a nevedet szeretnéd lekódolni. Ez így néz ki:
Vagyis a „vb” szótöredék begépelésével bárhol kibonthatjuk a nevünket. Igen ám, de mi van akkor, ha más szövegkörnyezetben is használjuk ezt a kifejezést. Ez esetben nem fogjuk tudni leírni például a „futball vb” szót, mert „futball Végh Béla” lesz belőle!
Ezért minden kódunkat érdemes egy speciális karakterrel kezdeni. Ez lehet pontosvessző vagy kettőspont, de én csak egy x-betűt használok. (A magyar és angol nyelvben nem sok szó kezdődik x-szel, ráadásul sokkal könnyebb „rendes” karaktert legépelni, mint egy pontosvesszőt.) Ezzel megakadályozzuk azt, hogy írás közben szövegkódunk konfliktusba kerüljön egyéb, hasonló kifejezésekkel.
Az új kódunk így fog kinézni: xvb => Végh Béla
Néhány best practice:
- Használj egységes nómenklatúrát: lehetőleg egységes szempontok alapján nevezd el szövegkódjaidat, mert így könnyebb lesz előhívni őket. Hasznos lehet, ha mindig arról nevezed el a kódodat, ami először eszedbe jut az adott szöveggel kapcsolatban.
- Törekedj az egyszerűségre: olyan kódokat alkoss, amelyek könnyen megjegyezhetők és gyorsan legépelhetők.
- Rendszeresen tisztítsd a listádat: néha menj végig a szövegkódjaidon és töröld ki azokat, amiket nem használsz, illetve nevezd át őket a fenti szempontok szerint, ha szükséges.
- Használd a kódjaidat (Please!): bele telik némi időbe, amíg rászoktatod magad a szövegkódok használatára, de utána már el sem fogod tudni képzelni az életet nélkülük. Eleinte tudatosan építsd a gyűjteményed és használd a kódokat. Még akkor is, ha több időbe telik visszakeresni egy kódot, mint leírni a teljes, kibontandó szöveget.
Szövegkódjaidat tetszőleges mappastruktúrába rendezheted, keresheted, másolhatod, és minden eszközödön eléred majd.
Felhasználási területek
A szövegkódok felhasználásának tényleg csak a fantáziád szabhat határokat! A teljesség igénye nélkül, itt van egy lista, amiből építkezhetsz:
- Űrlap adatok: a személyedhez köthető adatok, pl. név, email cím, telefonszám. Ha legközelebb egy űrlapot töltesz ki (vagy bármilyen környezetben leírnád a nevedet, email címedet), akkor ne gépeld be az adatokat, hanem használd a szövegkódjaidat.
- Email sablonok: teljes email sablonokat is létrehozhatsz, ahol az egyes mezőket személyre szabhatod (erről bővebben később).
- Gyakran használt kifejezések: olyan szókapcsolatok, kifejezések, amiket gyakran alkalmazol levelezésben (pl. „Fáradozását előre is köszönöm!” ‒ lehet, picit oldschool vagyok, de én még használom ezt :-)).
- Helyesírás-ellenőrző: figyelj oda azokra a szavakra, amelyeket rendszeresen rosszul írsz le. Ezekre beállíthatsz egy-egy kódot, ami akkor lép működésbe, ha megint elírod az adott kifejezést. Észre sem fogod venni és a szoftver automatikusan kijavítja a hibát. (Ennek beállítását megmutatom a haladó funkcióknál.)
- Gyakran használt linkek: biztosan vannak olyan linkek, amiket gyakran használsz. Ezeket érdemes lekódolni és a továbbiakban nem lesz rá gondod. Ilyen lehet pl. a LinkedIn profilod, a weboldalad címe, vagy éppen egy terméked leírása.
- Aláírások: bár a levelezőprogramokban beállíthatod az automatikus aláírást, de sokkal jobb, ha ezt egyénileg tudod kezelni szövegkód szinten. Így a megfelelő helyre bármikor be tudod szúrni az elérhetőségeidet.
- Ínyenceknek:
- Zoom meghívó: az egyedi Zoom meeting azonosítódat nem kell visszakeresned, hanem bármikor használhatod egy egyszerű szövegkód megadásával.
- Calendly link: ha használod a Calendly-t időpontfoglalóként, akkor egyszerűen kódold le a Calendly oldalad elérését, így villámgyorsan beillesztheted az ügyfeleknek írt leveleidbe vagy weboldaladba.
- Programkód: kisebb CSS kódokat vagy éppen SQL parancsokat könnyen „kibonthatsz” ezzel a módszerrel.
- Csekklista: van olyan visszatérő feladatom, amihez készítettem egy csekklistát. Amikor a feladat újra esedékessé válik, csak kibontom ezt a csekklistát a feladatkezelőmben: ezzel automatikusan alfeladatokat hozok létre a feladatlistámon, amit aztán egyesével kipipálhatok.
- HEX színkód: a blogom branding színét kódoló hexadecimális színkódot az „xhex” nevű rövidítéssel hívom elő. Így bárhol könnyen beállíthatom ezt a színt (Excel, email marketing szoftver, WordPress stb.).
- Időbélyegző: az „xdate” nevű kódom automatikusan beszúrja az aktuális dátumot. Így gyorsan tudom keltezni a hivatalos leveleket vagy naplózni a jegyzeteimet.
- Jegyzőkönyv sablonok: amikor jegyzőkönyvet írok, csak beírok egy kódot és a szoftver automatikusan kibontja a sablonomat az aktuális keltezéssel és résztvevőkkel. Nekem csak a napirendet kell kitöltenem.
Remélem a fentiek beindították a fantáziádat. Bármilyen területen dolgozol is, nagy hasznát veszed majd ezeknek az eszközöknek.
Ha mindez nem volt elég, akkor lássunk néhány haladó funkciót.
Haladó funkciók
Korábban beszéltünk a helyesírás-ellenőrzésről. Ezt így tudod beállítani:
- a kibontandó szöveghez helyesen írd be az adott szót,
- a rövidítéshez pedig helytelenül írd be az adott szót (azzal a hibával, ahogyan általában le szoktad írni).
Itt tulajdonképpen a helytelen kifejezés kódolja le a helyes kifejezést, így a szoftver önmaga javítja ki a szót. Trükkös, nem igaz?
A szövegeidbe beépíthetsz különféle elemeket is: legördülő listákat, szabad szöveges mezőket, időt, dátumot, opcionális mezőket. A dátumokkal műveleteket is végezhetsz. Ez akkor lesz különösen hasznos, ha határidőket adsz meg egy levélben és azt automatikusan az aktuális dátumtól akarod számolni. Így a levélben határidőként a kívánt jövőbeli dátum (határidő) jelenik meg a címzettnek.
Ennél is tovább mehetsz és egymásba is ágyazhatod a kódjaidat. Ez nagy segítség lehet akkor, ha a kódjaidat gyakran változtatod: így nem kell az adott kódot mindig javítani, hiszen az egy másik kódból veszi az adatokat.
Lássunk egy példát a haladó funkciókra:
Ebben a levélben egyszerű szabad szöveges mező kitöltésével beírhatom a címzett nevét, majd egy legördülő listából kiválaszthatom az értékelendő termék nevét. A rövidítéssel előhívom ezt a sablont, kitöltöm a mezőket, majd az Enter paranccsal kibontom a teljes szöveget.
Ezen a ponton bizonyára kellően kíváncsi vagy már, hogy milyen eszköz tudja mindezt. Nézzük meg …
Szövegexpanziós szoftverek
Bár van néhány egyszerű eszköz, amivel kibonthatsz szövegeket (ilyen például a csereszöveg funkció az iPhone-odon), a professzionális eszközök sajátsága, hogy minden alkalmazásban és minden eszközödön univerzálisan működnek. Használhatod a szövegkódjaidat Wordben, Excelben, a leveleződben, a böngésződben, űrlapokon ‒ lényegében bármilyen szoftverkörnyezetben. Ezen kívül egy sor extra funkcióval rendelkeznek, ahogy fentebb láthattad.
A piacvezető eszköz ezen a területen a TextExpander a Smile-tól. Ez a szoftver messze-földön híres kiemelkedő ügyfélszolgálatáról is. Ezt valóban meg tudom erősíteni. 30 napos próbaidőszakot követően havi vagy éves előfizetéssel használhatod valamennyi eszközödön (Mac, Windows, iOS, Android). Szövegkódjaidat automatikusan szinkronizálja majd az összes kütyüdön.
Ezen kívül számos egyéb megoldás létezik, de nekem a PhraseExpress a személyes kedvencem. Ezt a német Bartels Media fejleszti, aki már a 90-es évek elejétől jelen van a szoftverfejlesztő piacon. A PhraseExpress sokkal több, mint egy egyszerű szövegexpanziós eszköz. Abban is különbözik a TextExpandertől, hogy nem előfizetéses modellben működik, hanem felhasználói licenszeket kínál, amit csak egyszer kell megvásárolnod. (A frissítéseket különböző csomagokban szerezheted meg a későbbiekben.)
Ebben a cikkben részletesen összehasonlítottam ezt a két eszközt. Itt mindent megtalálsz, amire csak szükséged lehet az elinduláshoz. A cikket elküldtem mindkét fejlesztőnek (Smile, Bartels Media) és egyaránt nagyon hasznosnak találták az anyagot, illetve beépítettem további javaslataikat is.
Remélem meggyőztelek arról, hogy miért nem érdemes soha többé leírnod a nevedet vagy éppen az email címedet. A szövegexpanziós eszközökkel rengeteg időt (és felesleges gépelést) spórolhatsz meg.
Az egyéni hatékonyságnövelési mentorprogramban ‒ egyebek mellett ‒ foglalkozunk ezekkel az eszközökkel is és felépítjük saját szövegkódjaidat.
Ha tetszett ez a cikk, kérlek, ne tartsd titokban és oszd meg a közösségi oldalakon vagy küldd el egy barátodnak.
Turbózd fel a hatékonyságod 7 nap alatt!
Minden nap kapsz egy rövid, gyakorlati tippeket tartalmazó leckét 7 napon keresztül. A minikurzus végére a kezedben lesz 12 egyszerű módszer, hogy elérd céljaidat.
Fotó kredit: Cytonn Photography, Unsplash