Szeretnéd az otthoni munkavégzésedet hatékonyabbá tenni? Kíváncsi vagy pontosan milyen feladattal mennyi időt töltesz, vagy éppen mennyi időd megy el a meetingekre és egyéb időrabló tevékenységekre? Jó volna, ha mérni tudnád a megbízásokkal, ügyfelekkel töltött idődet?
Nem állunk messze az igazságtól, ha azt mondjuk, hogy a járvány elmúltával a hibrid irodai munkavégzés velünk marad, s a Taskfit tökéletes a hibrid munkavégzés mérésére és elemzésére is.
A Taskfit egy felhőalapú automatikus időmérő szoftver, amely igazi multiplatform megoldást kínál (Windows és Mac asztali verzió, iOS és Android mobil verzió). A Taskfit segítségével mérheted a home office-ban végzett munkád hatékonyságát, a feladatokkal, projektekkel, meetingekkel, ügyfelekkel töltött idődet. Mindezt anélkül, hogy gombokat kellene nyomogatnod.
A Taskfit megteszi ezt helyetted: a szoftver egy feladatválasztót tesz minden aktív ablakra, ami lehetővé teszi, hogy a dokumentumot, weboldalt vagy alkalmazást egy adott feladathoz rendeld. Nagyobb cégek pedig csapat időnyilvántartásra is használhatják és akár össze is köthetik egyedi rendszereikkel.
De nem is húzom tovább az időt: nézzük a Taskfit vezetőivel készített interjút. Kérdéseimre Kurucz Attila ügyvezető igazgató, Szilágyi Levente PO/CTO és Domokos Szilárd marketing vezető válaszoltak.
Mennyiben más a Taskfit, mint a legtöbb időmérési szoftver (pl. Toggl, RescueTime, Timing)? Mi az alapkoncepció mögötte?
Domokos Szilárd: A legegyszerűbben és a legfrappánsabban talán úgy fogalmazhatnánk meg a választ, hogy az általad említett megoldások legjobb funkcióit és még egy kicsit többet gyúrtuk egybe a Taskfitben. És ezt komolyan is gondoljuk: a Taskfitben nincs szükség start/stop gombra, így nem kell a felhasználóknak azzal foglalkozniuk, hogy elindítsák és leállítsák egy adott feladathoz kapcsolódó munkaidő mérését, nem kell átalakítaniuk meglévő munkafolyamataikat a sikeres, hatékony mérés és kimutatások érdekében.
A Taskfit igyekszik észrevétlenül integrálódni a megszokott munkavégzéshez. A működés lényege, hogy az aktuális tevékenységhez megnyitott ablakot, illetve az azon belül használt dokumentumot, weboldalt, emailt egy konkrét feladathoz rendeli. Az összerendelést a felhasználó az ablak tetején megjelenő Feladatválasztóval teheti meg, de megfelelő használat esetén a hozzárendelés és a munkaidő mérése minimális beavatkozással automatikusan történik. A hozzárendeléseink alapján a Taskfit komplex döntési mechanizmusa a kapcsolódó fájlokat, weboldalakat, dokumentumokat, leveleket és üzeneteket is társítja az adott feladathoz. A felhasználónak gyakorlatilag csak akkor kell ezzel külön foglalkoznia, ha a Taskfit ”eltéved”, azaz nem a megfelelő feladatra méri az adott ablakban végzett munkánkat. Ez leginkább korábban nem használt alkalmazások, fájlok, weboldalak megnyitásakor fordulhat elő, de a Feladatválasztó segítségével a Taskfit villámgyorsan a megfelelő irányba terelhető.
Szintén fontos megkülönböztető ismérvünk, hogy a Taskfit alapváltozata időkorlát nélkül használható ingyenesen. Bizonyos kibővített funkciók csak az előfizetéses Pro és Business csomagunkban elérhetők, de lehetőség van arra, hogy a felhasználók az alapváltozatról bármikor upgrade-eljenek egy magasabb csomagra, vagy netán downgrade-eljenek a kibővített funkciók nélküli alapcsomagra.
Pontosan hogyan működik egy adott feladattal töltött idő mérése?
Szilágyi Levente: A Taskfit a számítógépen éppen aktív ablakhoz egy Feladatválasztót jelenít meg. Ez alapállapotban egy vékony csíkként látszik az ablak tetején, aminek a színe egyértelműen jelzi, hogy az adott ablak feladathoz van-e rendelve (kék), vagy nincs (narancssárga). A csíkra kattintva a Feladatválasztó gyakorlatilag egy dropdown-ként viselkedik, ahol megadhatom vagy módosíthatom a hozzárendelést. Ezt a hozzárendelést bármikor, akár utólag is meg lehet tenni, így az adott munka végzésével töltött idő soha nem vész el. Ablakok váltásakor a Taskfit mindig az aktív ablakhoz rendelt feladathoz méri a munkavégzést. Az egy feladatra mért idő a feladathoz rendelt elemek (fájlok, weboldalak stb.) használatával töltött időszeletek összegzésével áll elő.
A Taskfit metaadatok alapján automatikusan is képes új ablakokat, dokumentumokat, weboldalakat feladatokhoz rendelni, ezzel is csökkentve a felhasználói beavatkozást. A Taskfit által automatikusan végzett hozzárendelések egyértelműen megjelennek a felhasználó számára a Feladatválasztóban, aki szükség esetén bármikor felülbírálhatja az automatikus döntést. Tételezzük fel, hogy ezen interjú kapcsán le kellett ellenőriznem a versenytársak aktuális ajánlatait a weboldalaikon, jegyzeteket készítettem róla, megírtam a válaszokat. Ha pl. a fájljaim nevében benne van a productivity95, akkor a Taskfit felismeri, hogy ezek a dokumentumok egy feladathoz tartoznak, így mindegyiket ehhez kapcsolja. A fájlokat, weboldalakat így összegyűjtve egyben is látom, bármikor visszatérhetek hozzájuk, a kimutatásban pedig láthatom, hogy mennyi időt töltöttem egyes részfeladatokkal, dokumentumokkal.
Ha képes vagyok, vagy van lehetőségem a fókuszált munkára, bekapcsolhatom a Taskfit fókusz módjait is, ahol két szint közül választhatok, hogy mennyire legyen “szigorú” a logika a fájlok és weboldalak automatikus hozzárendelésével. Persze ha esetleg elkalandoznék közben – beesik egy telefonhívás, megtetszik egy hirdetés az egyik weboldalon és ráklikkelek -, utólag is át tudom rakni az ablakokat egy másik feladathoz vagy éppen a privát időmhöz, illetve manuálisan is rögzíthetem az esetleg kieső időt.
Használhatom a szoftvert feladatkezelőként is? Tudok vele feladatokat ütemezni és kategorizálni?
Szilágyi Levente: A kategorizálás alapfunkció, a tervezés, ütemezés viszont kevésbé illeszkedik az alkalmazás fókuszába. Korlátozottan ugyan van erre lehetőség, de a Taskfit elsődleges célja a tervezés és a végrehajtás közötti “űr” áthidalása, vagyis az alkalmazás elsősorban a különböző forrásokból származó feladatokkal eltöltött idő mérésére, pontos kimutatások készítésére és a hatékonyság elemzésének elősegítésére hivatott. Képes együttműködni projekt tervező alkalmazásokkal, feladatkezelőkkel, hibajegy rendszerekkel, workflow megoldásokkal vagy bármilyen rendszerrel, ahol a tervezett feladataink ténylegesen megszületnek. A Taskfit vissza tudja adni a munkaidő tényadatokat ezeknek a szoftvereknek vagy egyéb kontrolling, riporting alkalmazásoknak. Ha a legjobb felhasználói élményt tartjuk a szemünk előtt, ezt a megközelítést érdemes a Taskfittel követni.
Vannak a Taskfitnek fókuszált munkavégzést támogató, esetleg alkalmazás- vagy webhelyblokkoló funkciói?
Domokos Szilárd: A mi megközelítésünk az, hogy nem akarunk felhasználóinkra, illetve nagyvállalati környezetben a munkavállalókra semmi olyat ráerőltetni, amit mi sem szeretnénk, ha velünk megtennének. A mostani digitalizált világban minden ilyen jellegű tiltás könnyen kontraproduktívvá válhat, arról nem beszélve, hogy a munkavégzés szempontjából zavaró folyamatokat több eszközön – a számítógépen, privát telefonokon, okosórákon és még sorolhatnánk – kellene letiltani egy időben, ami szerintünk kivitelezhetetlen egy alkalmazással. Otthoni munkavégzés esetén ezt a képet tarkítja még a család, a kutya, a macska, a mosógép és számtalan egyéb dolog is…
Amiben mi segíteni tudunk, az az egyes feladatokra fordított idő egyértelmű szétválasztása és a hatékonyságelemzés. A részletes és pontos mérésnek köszönhetően a Taskfit által létrehozott személyes riportokból tökéletesen látszik, hogy egy egyébként eléggé hektikus munkanap során mennyi időt fordítottunk az egyik feladatra és mennyit a másikra. Az is elénk tárul, hogy mennyire voltunk képesek egy feladat végrehajtására fókuszálni, mennyire volt széttöredezett a munkaidőnk és ez a töredezettség minek köszönhető. Az adatok ilyen módon történő vizualizálása és elemzése lehetőséget ad a számunkra legmegfelelőbb hatékonyságnövelő megoldás megtalálására.
A Taskfit integrálható-e más feladatkezelővel, illetve hogyan használjam, ha már van feladatkezelőm?
Szilágyi Levente: Igen, integrálható bármivel. Persze ez nem azt jelenti, hogy ez az integráció készen is van és mindenki számára elérhető :-D. A viccet félretéve (amúgy tök komolyan mondtam…), természetesen sokat dolgozunk azon, hogy a legnépszerűbb feladattervezőkkel, feladatkezelőkkel együtt tudjon működni az alkalmazás – ezek jelenleg a nagyvállalati változatban érhetők el, ügyfeleink igényeihez igazítva.
Egyéni vagy KKV felhasználók esetében konkrét feladatkezelőkhöz kapcsolódó kérdésekre tudunk megoldást ajánlani, ehhez ismernünk kell a használt rendszereket és szoftvereket. Amúgy az ilyen kapcsolódások legegyszerűbb módja a Taskfit webes felülete, hiszen az adott esetben több készüléken és akár különféle operációs rendszereken futó Taskfit a felhőbe szinkronizálja a felhasználó adatait, így teremtve meg a lehetőséget a teljes átjárhatóságra. Konkrét példával illusztrálva: miközben a munkahelyeden Windows PC-n dolgozol és androidos telefonod van, az otthoni Mac-en és iPad-en végzett feladatok adatai is a felhasználói fiókodba kerülnek, így mindegy, hogy mikor, hol, milyen készüléken végzed a munkád. Sőt, ha okosórád is van, Apple Watch-csal már akár most, Android Wear OS-en pedig hamarosan mérni tudod a feladatokkal eltöltött időd.
Látom, hogy a Taskfit európai uniós támogatást is kapott. Tudnál erről mesélni picit – hogyan illeszkedik a Taskfit a Horizon 2020 programba?
Kurucz Attila: A Taskfit fejlesztői, a BaseWalk Kft. és a Nuage Kft. 2015-ben nyertek el egy H2020-as támogatást, ami gyakorlatilag a ma működő Taskfit alapjait teremtette meg és fektette le. A kétéves projekt alatt az eredeti, még 2009-ben született ötlet teljes mértékben újragondolásra, átdolgozásra és korszerű technológiákon alapuló újraírásra került. Ez a változat tette lehetővé a felhő alapú működést, valamint ekkor jelentek meg a mobil alkalmazásaink is.
Maga a teljes H2020 projekt pont arra az alapfelvetésre épült, hogy a Taskfit a tervező (Enterprise Resource Planning, ERP) és a folyamatelemző (Business Process Management, BMP) rendszerek, a projekt tervező megoldások, naptárak és timesheetek között hidat képezzen. A célok között volt egy olyan alkalmazáscsomag létrehozása, mely minden népszerű platformon működő dobozos termék, ami szabadon integrálható tetszőleges felhőszolgáltatásokhoz és elérhető mindenki számára. Ezen csomag sikeres piacra vitele mellett egy új megközelítést, egy új szemléletmódot is megteremtettünk a munkaidő tényadatokra épülő hatékonyságelemzésében a támogatásnak köszönhetően.
Természetesen a teljes H2020 projekt dokumentáció megtalálható a honlapunkon, a www. taskfit.com/h2020 oldalon.
Hogyan felel meg a Taskfit a GDPR előírásainak?
Kurucz Attila: Épp a H2020 projekt egyik kötelező eleme volt egy szigorú adatvédelmi audit, melyet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság folytatott le működésünkkel kapcsolatban. Anélkül, hogy a részletekbe nagyon belemennénk (természetesen minden adatvédelmi előírásnak megfeleltünk és megfelelünk…), itt is inkább egy megközelítést szeretnénk kiemelni, amit korábban más kontextusban már említettünk: semmi olyan adatot nem gyűjtünk a felhasználóinkról, amit mi sem szeretnénk, ha rólunk gyűjtenének. Magyarul: csak a mért feladatok beazonosításához szükséges adatokat tároljuk, ezeket csak és kizárólag a felhasználó látja, a kimutatásokban ezek az információk soha nem jelennek meg. Nem rögzítünk tartalmat fájlokból, weboldalakból, emailekből, nem készítünk képernyőmentést, hang vagy videófelvételt a felhasználás során, és a feladatok, fájlok beazonosításához szükséges adatok a felhőbe titkosítva kerülnek feltöltésre. A korábban említett audit eredményei mellett 19 oldalas Adatvédelmi tájékoztatónk is a felhasználóinkat védi.
Hogyan képzeled el a Taskfit jövőjét? Milyen fejlesztések várhatók, hogyan építetek közösséget a szolgáltatás köré? Van-e partnerprogramotok?
Domokos Szilárd: Egy évvel ezelőtt valószínűleg teljesen más választ adtunk volna erre a kérdésre, de a pandémia teljesen felborította mindenki életét. Míg 2015-ben a home office a vezetők és a “kiváltságosok” privilégiuma volt, 2020-ra mindenkit érintő valósággá vált. A járvány hazai kezdetekor veszett tempóban újragondoltuk nagyvállalati megoldásunkat, ingyenessé tettük a Taskfit alapváltozatát és bevezettük az előfizetéses kibővített változatokat a KKV-k és szabadúszók részére. Mára mindenki számára képesek vagyunk megoldást nyújtani a munkával töltött idő mérésére és hatékonyságelemzésre, legyen szó egy egyszemélyes vállalkozásról vagy egy többezer főt foglalkoztató nagyvállalatról. Utóbbiaktól az elmúlt időszakban több megkeresést is kaptunk egyedi megoldások kialakítására, meglévő rendszerekhez történő integrációra, de szabadúszók körében is egyre népszerűbb a Taskfit, hiszen megadja a választ az egyszerű kérdésre: “Mit csináltam munkaidőben?” és teszi ezt úgy, hogy közben észrevétlenül simul a megszokott munkafolyamatokhoz.
A terveink? Legyen mindenkinek a gépén Taskfit! 😀 Bízunk benne, hogy ebben az az aktív közösség – mi csak úgy hívjuk őket: Taskfitterek -, akik a kezdetektől használják az alkalmazást és hasznos visszajelzéseket adtak és adnak a használatot illetően, segítségünkre lesznek. A fejlesztéseket pont ezek a visszajelzések határozzák meg leginkább, illetve a nagyvállalatoktól érkező egyedi igények és kérések. Emellett természetesen nyitottak vagyunk új együttműködésekre, adott esetben hatékonyságnövelő szoftver-csomagokban történő megjelenésre. Viccesen azt szoktuk mondani, hogy van raktáron elég termékünk, bármennyit tudunk adni belőle! 😀
Nem állunk messze az igazságtól, ha azt mondjuk, hogy a járvány elmúltával a hibrid irodai munkavégzés velünk marad, s a Taskfit tökéletes a hibrid munkavégzés mérésére és elemzésére is. Szóval a Taskfit számára a határ a csillagos ég: To infinity and beyond!
Árak és vélemény
A Taskfit jelenleg négyféle csomagot kínál. Az ingyenes változat igen nagyvonalú, a legtöbb alapfunkciót megkapjuk hozzá. Segítségével mérni tudjuk a feladatokkal, projektekkel, ügyfelekkel töltött időt és különböző kimutatásokat is kapunk. Mindezt úgy, hogy minden eszközünkön méri a hatékonyságunkat és az adatokat szinkronizálja a felhőben, de akár offline is használhatjuk.
Az egyéni vállalkozóknak (Taskfit Pro), illetve a kis és közepes méretű cégeknek (Taskfit Business) dedikált csomagok 2699 forintos havidíjon érhetők el és olyan plusz funkciókat kapunk, mint a fókusz mód, az óradíj beállításának lehetősége, vagy a csapat időnyilvántartás és a megosztott feladatok.
Az Enterprise verzió egyedi ajánlathoz kötött és lehetővé teszi a különböző naptárakkal való integrációt, a privát felhő vagy telepített szerver lehetőségét, a helpdesk támogatást, és az egyedi rendszerekkel való integrációt.
Ezek az árak kompatibilisek a piacon elérhető hasonló megoldásokkal. Összehasonlításképp: a RescueTime havi 12 dollárért kínálja Prémium csomagját, a Toggle 9 dollárt kér a Starter csomagjáért, míg a szintén automatikus mérési funkcióval rendelkező Timing 6-8 eurós havidíjtól érhető el.
Viszont itt végre egy versenyképes magyar szoftverről beszélünk, ami mögött egy igazán lelkes csapat áll. Ráadásul a project EU-s forrást is kapott és az adatkezelését auditálta is a magyar hatóság. Így mindenképpen érdemes lesz kipróbálnod!
A Taskfit mellé érdemes feladatkezelőt is választanod. Ebben a cikkben leírtam, milyen szempontok alapján találhatod meg a számodra ideális megoldást.
Turbózd fel a hatékonyságod 7 nap alatt!
Minden nap kapsz egy rövid, gyakorlati tippeket tartalmazó leckét 7 napon keresztül. A minikurzus végére a kezedben lesz 12 egyszerű módszer, hogy elérd céljaidat.
Jogi közlemény: nem vagyok a Taskfit hivatalos partnere (affiliate), így nem részesülök jutalékban a kattintások után. Csak olyan szoftvereket ajánlok, amiket magam is használok vagy hasznosnak találok.